Thema: „Zeigt her eure To-do-Listen“ und warum auch ich To Do Listen auf Papier bevorzuge

Schon wieder beteilige ich mich an einer weiteren Blogparade von Peer Wandinger mit dem Thema „To Do Listen“. Ich bin ein großer Fan solcher Listen, auch und gerade im offline Modus, welche real in meinen Händen liegen oder an der Wand hängen. Da aber meine Ideen und Gedankengänge nicht allein auf diesem Medium umsetzbar sind, habe ich einen dreistufigen Prozess entwickelt der einfach ist und gut zu mir passt. Gute Ideen werden oft sehr schnell geboren, entwickeln sich in Sekunden wieder zu etwas neuem, oder werden so langsam und ausführlich zur Entstehung gebracht, das sie mehrere Notizschritte bedürfen. Daher ist mein erster Weg zur To Do Liste:

DAS notierte „Chaos“!
Egal ob Post-it, Schmierzettel, weiße A4 Blätter, oder unterwegs auch gerne mal Kassenzettel. So wie ein Gedanke da ist muss er von mir aufgeschrieben werden. Ich habe Tag und Nacht hunderte- bis tausender solcher Gedanken. An manchen Tagen notiere ich bis zu 50 dieser Gedanken auf verschiedenen „Reallife Medien“, so nenne ich die vorangegangenen Utensilien, die in Zeiten von Smartphones und deren Apps teils Relikte aus der Vergangenheit sind. Ich bin kein Fan von Smartphones, außerdem sind Smartphones für diesen Zweck auch nicht flexibel genug. Ich möchte immer und zu jedem Zeitpunkt Gedanken zu Papier bringen können. Mein Handy habe ich nicht 24 h um mich, das möchte ich auch nicht, außerdem geht es viel schneller etwas auf einen Zettel zu kritzeln als zuerst das Smartphone zu starten. Ich arbeite nicht nur mit Text sondern auch mit einem „Foto“ Gedächtnis. Ich schreibe auf diese Notizen nur selten ganze Sätze, meist sind es Stücke, einzelne Buchstaben der Wörter und für die meisten nicht lesbares Gekritzel. Ein geschwungener Buchstabe z.B. enthält für mich nicht nur den Namen und die Bedeutung des Buchstabens an sich, sondern je nach dem wie intensiv, gestalterisch ausgeführt, oder auch sanft dieser Buchstaben geschrieben wurde, verbinde ich Sätze, Wortgruppen und Ideen. Ein Buchstabe bedeutet für mich eine ganze Story an Gedanken. Ein Smartphone kann das nicht! Es schränkt meine Kreativität ein.

Ein Bild wie es nicht selten an meinen Arbeitsplatz vor der Arbeit aussieht:
Das organisierte Chaos am PC ToDo Listen in der Alpha Phase
(Sieht chaotisch aus, ist es für Außenstehende auch. Für mich ist es der Beginn der Ordnung und ein Quell der Inspiration und Gedanken. Ich nenne diesen Zustand auch gerne „Meine ToDo Liste in der Alpha Phase“)

Schritt 2 „Chaos“ wird zur Ordnung
Im zweiten Step werden dann all diese Notizen, sofern sie nicht schon direkt in diesen Schritt gelangt sind sortiert und unterschiedlich weiter behandelt. Dazu folgt jetzt eine Excel Tabelle, die die Gedanken und Ideen ausführlich festhält. Die Rechtschreibung und detaillierte Organisation dieser Tabellen ist bis auf die Grobplanung immer noch völlig irrelevant. Diese Exceltabelle ist nur in die Namen meiner Projekte, und in die Bereiche „Beitragsthemen“ und „allgemeine Projektideen“ untergliedert. Es erfolgt die Grobsortierung, welche oft direkt zu neuen Ideen führt. In dieser Exceltabelle befinden sich aktuell immer an die 200-300 Beitragsthemen. Ich finde deutlich schneller neue Themen als ich sie aktuell schreiben kann und Zeit dafür übrig habe, deswegen wächst diese Liste auch immer weiter an. Gut für mich, falls es hoffentlich mal nicht mehr so sein sollte!

Schritt 3: Feste aber trotzdem flexible Planung per „Reallife Monats- To Do“ Liste auf echtem Papier
Der Letzte Schritt ist eine echte To Do Liste, die ich so einfach wie möglich ohne große Formatierung und Gestaltung in Word schreibe und ausdrucke. Ein Bild davon findet sich auch im Beitrag: „Mach Dir als Blogger immer eine grundlegende Planung, z.B. per ToDo Liste“, welcher dieses Thema übrigens sehr gut ergänzt!
Diese Planung ist sehr flexibel, da es sich auch hier nicht um eine starre Tages-, oder gar Stunden/Minutenplanung handelt. Davon bin ich absolut kein Fan. Wichtig bei dieser To Do Liste ist aber immer, dass sie auf jeden Fall am Ende des Monats erledigt ist. So kann es z.B. passieren, wenn ich mir für ein Projekt 10 Beiträge vorgenommen habe, dass diese in den letzten 5 Tagen eines Monats geschrieben werden. Dann entsteht natürlich etwas Druck. Bisher hat das aber gut funktioniert und alle bisherigen Monats- To Do Listen konnten bis auf eine Einzige zu 100 % erfolgreich abgeschlossen werden.
Der nicht ausgeführte Punkt, der bei der einen Liste gefehlt hat konnte aus Krankheitsgründen nicht erledigt werden. Dieser hieß „Seriöse Fotos für Dein Gravatar und Dein Profil machen“. Das funktioniert leider schlecht mit extremer Magen-Darmgrippe und Versorgungsschlauch im Arm.

Wenn ich meine Planung prozentual im Online/Offline Bereich aufschlüssele, komme ich zu folgenden Ergebnissen:

  • Kurzfristige Planung 40 % offline 60 % online (da viele Ideen direkt in Schritt 2 landen, wenn ich am PC sitze, oder in seiner Nähe bin)
  • Mittelfristige Planung 90 % offline 10 % online (Hier wird am PC nur die Monats- To Do erstellt, Haken werden mit dem guten alten Kugelschreiber gesetzt und die Liste auf Papier mit Stecknadeln an der Wand befestigt)
  • Langfristige Planung 100 % online (meine langfristigen Planungen sind sehr ausführlich und durchdacht, hier gibt es immer einen Plan B und C und sie sind bis ins letzte Detail ausgearbeitet, das ist mir zu komplex für „Papier“ und benötigt bei mir immer Dateien.)


Fazit:
Jeder muss sein Organisationskonzept und seinen persönlichen Weg zur eigenen „To Do Liste“ finden. Es gibt auch genug Menschen die ohne eine solche Liste arbeiten. Für mich wäre das nichts, für meine mittelfristige Planung brauche ich solche Listen. Für meine „chaotische“ kurzfristige- und meine sehr ausführliche langfristige Planung, wäre diese Art der To Do Liste wiederum nicht brauchbar. Für meine Monatsplanung habe ich kein besseres Instrument gefunden, welches so hervorragend funktioniert und die Brücke zwischen kurzfristiger- und langfristiger Planung baut.

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